เช็กภาพรวมการเงินฟาร์มก่อนบันทึกรายการใหม่
ดูรายได้ ค่าใช้จ่าย และยอดค้างรับของฟาร์มใน HerdMobile แยกการขายนม ซื้ออาหารสัตว์ และรายการทั่วไปให้ถูกประเภท แล้วเทียบยอดกับเอกสารได้ง่ายขึ้น
บรรณาธิการ: Ender Soyuince · ใครเขียนเนื้อหาบนเว็บไซต์ HerdMobile?
เลือกฟาร์มแล้วเช็กยอดรวมก่อนลงรายการ
เปิดหน้า “การเงิน” แล้วตรวจว่ากำลังดูฟาร์มที่ต้องการ หากดูแลหลายฟาร์ม ให้เลือกฟาร์มที่ตรงกับเอกสารรายรับรายจ่ายในมือก่อนเริ่ม เทียบยอดเงินเข้า เงินออก และภาพรวมในช่วงเวลาที่ต้องการกับสมุดบัญชี หากยอดต่างกัน ให้ไล่ดูรายการล่าสุดเพื่อหาสาเหตุก่อนเพิ่มยอดเงิน การขายนมอาจเกิดคนละวันกับวันที่ผู้ซื้อจ่าย และอาหารที่ซื้อเข้าคลังอาจยังไม่ได้เบิกใช้ การแยกวันขาย วันรับเงิน วันซื้อ และวันใช้อาหารให้ชัด จะช่วยให้คุณอ่านเงินเข้าออกของฟาร์มได้ตรงกับงานจริง
ตรวจรายการเดิมว่าเงินเข้าออกจากงานใด
ไล่ดูรายการขายสัตว์ ขายนม และ “ค่าใช้จ่ายอาหารสัตว์” ที่บันทึกไว้ เทียบวันที่ ชื่อผู้ซื้อหรือผู้จำหน่าย และยอดชำระกับเอกสาร หากลงซื้ออาหารไว้แล้ว อย่าลงซ้ำเป็นค่าใช้จ่ายทั่วไป เพราะการซื้ออาหารต้องเพิ่มทั้งสต็อกและต้นทุนให้ตรงกัน หากขายนมแล้วยังรับเงินไม่ครบ ให้ติดตามยอดค้างจากรายการขายเดิม โดยไม่ลงรายได้เต็มยอดซ้ำอีกครั้ง การเช็กทีละประเภทช่วยให้คุณและคนดูแลฟาร์มรู้ว่าผลต่างมาจากค่าอาหาร ยอดขาย หรือเงินที่ยังรอรับ
เลือกรายได้หรือค่าใช้จ่ายทั่วไปเมื่อไม่มีแบบฟอร์มเฉพาะ
เลือก “รายได้ทั่วไป” เมื่อรับเงินจากงานอื่นที่ยังไม่ได้ลงเป็นการขายนมหรือขายสัตว์ กรอก “หัวข้อ” ให้รู้ว่าได้เงินจากอะไร แล้วใส่ “จำนวนเงิน” ตามที่รับจริง หากเป็นรายจ่ายอื่น เช่น ค่าบริการที่ไม่ใช่การซื้ออาหาร ให้เลือก “ค่าใช้จ่ายทั่วไป” พร้อมระบุเหตุผลและยอดจ่าย ตรวจสกุลเงินของฟาร์มและเครื่องหมายทศนิยมก่อนบันทึก เขียนหัวข้อให้ชัดพอที่กลับมาอ่านเดือนหน้าก็ยังจำงานนั้นได้ จะได้เทียบกับใบเสร็จหรือหลักฐานโอนได้สะดวก
บันทึกแล้วเทียบกับยอดในบัญชีหรือเงินสด
ตรวจหัวข้อ ประเภทรายการ จำนวนเงิน และฟาร์มให้ครบ แล้วแตะ “บันทึก” ครั้งเดียว กลับมาดูว่ารายการใหม่ปรากฏถูกต้อง หากหน้าจอช้า ให้ค้นหารายการเดิมก่อนกดซ้ำ เมื่อจบงานแต่ละวัน ให้เทียบยอดกับใบเสร็จ หลักฐานโอน เงินสด และยอดค้างรับ หากยอดต่างกัน ให้ตรวจรายการซื้อขายซ้ำ รวมถึงวันที่และฟาร์มที่เลือก หาสาเหตุให้ชัดก่อนเพิ่มรายการชดเชย เมื่อยอดตรงกันแล้ว ให้สำรองเป็น ZIP และเก็บแยกไว้ เพื่อรักษาข้อมูลบัญชีที่ตรวจเรียบร้อยแล้ว
ทำไมเงินที่รับจริงจึงต่างจากยอดขาย?
ยอดขายเชื่ออาจแสดงมูลค่าเต็มทั้งที่ผู้ซื้อยังจ่ายไม่ครบ ให้ติดตามเงินค้างจากรายการขายเดิม จะได้เห็นว่ารับแล้วเท่าใดและเหลืออีกเท่าใด ส่วนการซื้ออาหารต้องเพิ่มจำนวนอาหารในคลังด้วย จึงควรใช้แบบฟอร์มให้ตรงกับงานแต่ละอย่างทุกครั้ง
ควรตรวจบัญชีและเก็บเอกสารอย่างไรให้ค้นง่าย?
ก่อนสรุปแต่ละสัปดาห์ ให้เทียบวันที่และจำนวนเงินของรายการล่าสุดกับหลักฐานทีละประเภท หากยอดผิด ให้ย้อนดูรายการเดิมและตรวจว่าลงซ้ำหรือไม่ หัวข้อที่เขียนชัดช่วยให้ค้นใน HerdMobile ได้ง่าย เมื่อตรวจครบแล้ว ให้สำรองเป็น ZIP และเก็บไว้กับเอกสารในที่ที่ค้นพบสะดวก