Hóa đơn
Hóa đơn là chứng từ thương mại ghi hàng hóa hoặc dịch vụ trại mua hay bán cùng số tiền phải trả. Tên bên bán hoặc bên mua, mặt hàng, số lượng, đơn giá và ngày giao dịch xác định giá trị lần mua bán, tách biệt với thời điểm trả tiền.
HerdMobile giúp bạn theo dõi chi phí mua, tổng tiền bán, thanh toán và lượng thức ăn nhập xuất hằng ngày. Dựa vào chứng từ, bạn ghi nội dung và số tiền thu chi, lượng thức ăn và chi phí nhập kho, rồi theo dõi tiền đã trả cùng hạn thanh toán.
Biên tập: Ender Soyuince · Người biên soạn nội dung HerdMobile
Vì sao hóa đơn và ghi chép thanh toán là hai việc riêng?
Hóa đơn cho biết đã mua bán gì và số tiền phải trả; ghi chép thanh toán cho biết thực tế đã trả bao nhiêu cho khoản đó. Trong chăn nuôi, tiền thức ăn giao đến trại, khám thú y, thu mua sữa hay bán vật nuôi thường được trả nhiều đợt hoặc vào hạn sau ngày giao dịch. Tách tổng tiền hàng với tiền đã trả giúp bạn thấy đầy đủ chi phí đầu vào và khoản còn nợ.
Cần kiểm tra gì trên chứng từ mua thức ăn hoặc vật nuôi?
Kiểm tra tên hàng, số lượng, khối lượng mỗi đơn vị hàng, đơn giá, tổng tiền và ngày giao dịch trước khi ghi vào sổ trại. Với thức ăn mua về, số lượng và khối lượng mỗi đơn vị hàng cho biết bao nhiêu kg nhập kho; tổng tiền xác định chi phí của lô đó. Với sữa hoặc vật nuôi bán ra, số lít hay khối lượng sống cùng đơn giá cho biết cách tính tổng tiền bán trước khi thanh toán.
Ví dụ tại trại
Ví dụ, nhà cung cấp giao 2.000 kg thức ăn tinh từ lúa mạch, đơn giá 0,35 USD mỗi kg, tổng tiền 700 USD (2.000 × 0,35 = 700 USD). Kho nhận 2.000 kg thức ăn với chi phí 700 USD. Nếu bạn trả 400 USD khi nhận hàng thì tiền đã trả là 400 USD, còn nợ 300 USD (700 − 400 = 300 USD).
Hóa đơn khác báo giá và biên nhận thanh toán thế nào?
Báo giá đưa ra mức giá dự kiến trước khi bạn đồng ý mua; hóa đơn ghi tiền hàng thực tế đã giao hoặc bán; biên nhận xác nhận tiền đã trả cho khoản đó. Phân biệt rõ giúp bạn tránh tính báo giá thành chi phí thực tế hoặc nhầm tiền hàng chưa trả với tiền đã thanh toán.
Nên ghi thức ăn nhập kho lúc nhận hàng hay lúc trả tiền?
Ghi lượng thức ăn nhập kho ngay khi lô hàng về trại để lượng tồn và chi phí lô hàng đúng với thức ăn đang có cho công việc hằng ngày. Tiền trả nhà cung cấp được theo dõi riêng theo từng lần trả một phần hoặc trả đủ.