為新進動物建檔，先核對耳標號碼
牧場新進一頭牛、一隻綿羊或山羊，先用 HerdMobile 建立個體檔案，並對照動物身上的耳標。依序選好牧場與群組，再填寫物種、性別、已知的出生日期和來源。往後查健康狀況、安排飼料或記錄出售情形，就能認清是同一隻動物。沒有網路時，也能在手機上完成建檔。
先確認牧場與群組
開啟「畜群」，確認選到動物實際所在的牧場。同一牧場若分成泌乳牛、育成牛等群組，也請核對群組名稱。按下「新增動物」前，先找找清單中有沒有相同耳標；若已經建檔，就開啟原有檔案，避免同一隻動物出現兩次。先確認清楚，日後才不會把日糧或健康紀錄記到別隻身上。
輸入完整耳標與基本資料
開啟「動物檔案」，輸入「耳標號」，並逐字對照動物身上的耳標，特別留意開頭的零、英文字母和容易看錯的數字。接著選好物種與性別。使用鏡頭掃描條碼後，也要核對辨識結果。幾隻小牛或羔羊長得相似時，先確認好一隻，再接著處理下一隻，較不容易弄混。
填入已確認的日期與親代資料
依手邊的登記資料填寫品種、「出生日期」和「購買日期」。確認父母的耳標後，再填入「母本耳標」與「父本耳標」。不確定的資料先留空，拿到可靠文件再補上，不必為了填完整而猜日期。若新增的是剛出生的幼畜，也要到母畜原有的檔案中，另外記下這次分娩。
儲存後開啟個體檔案核對
需要附照片時，用「相機」拍攝，或從「相簿」選取，並確認照片中的動物沒有弄錯。按一次「儲存」，等完成訊息出現，再開啟新建的個體檔案，核對耳標、群組、照片與日期。若畫面詢問是否補齊營養資料，可填入實際量測的體重，也可留待下次巡場再補。新增一批動物後，記得製作 ZIP 備份。
耳標核對正確，後續紀錄才不會弄錯
耳標只錯一個字，就可能把疫苗、配種、泌乳或銷售紀錄記到別隻動物身上。一次新增數十頭時，請對照現場耳標與原始清單，並抽查剛存好的個體檔案，當場發現錯誤、當場修正，別等到匯出報表才回頭找。
先確認基本資料，再慢慢補齊
初次建檔不必一次填完。先確認牧場、群組、耳標與物種，之後再逐步補上父母資料、照片、體重和健康等紀錄。每完成一批，就把 ZIP 備份另存到手機以外的地方；日後換手機時，才能拿來還原。